Comme chaque année, EcoVadis avait tout prévu. Sa conférence annuelle, Sustain, devait réunir, les 11 et 12 mars derniers, en plein coeur de Paris, près de 800 professionnels venus du monde entier pour couronner les meilleures pratiques
en matière d’achats responsables
. « Habituellement, nous accueillons environ 60 % de participants étrangers qu’ils soient originaires d’Asie, des Etats-Unis, et surtout d’Europe », précise sa global field marketing director, Cécile Dorvault. Problème : dès la fin du mois de janvier, la plateforme de notation RSE sent une ombre planer sur cet événement, celle de l’épidémie de coronavirus
qui déstabilise déjà la Chine
. « A ce moment-là, certains collègues asiatiques nous ont alertés, ce qui nous a poussés à réfléchir aux éventuelles répercussions, poursuit Cécile Dorvault. Devions-nous tout annuler, tout reporter ou tout digitaliser ? »
Un temps, EcoVadis envisage de recourir à une formule hybride,
qui mêlerait digital et présentiel
, mais, au début du mois de mars, l’évidence s’impose lors d’une réunion du comité de direction : « Comme nous ne voulions pas annuler et ne pouvions pas reporter cet événement au dernier trimestre 2020 déjà très chargé, nous avons fait le choix de le maintenir en version 100 % digitale. Nous avions alors dix jours pour réaliser une métamorphose qui, en temps normal, prendrait dix semaines », se souvient la professionnelle.
1.600 visiteurs
Avec la ferme intention de sacrifier le moins de contenus possible et de ne pas transformer cette grand-messe en un « enchaînement de webinaires », EcoVadis décide de faire appel à un outil capable de reproduire un centre de conférences virtuel. « Nous avons aussi dû préparer les intervenants et réaliser avec eux, en amont, un petit travail de formation pour être certain qu’ils disposaient des moyens techniques adéquats et pourraient, le jour-J, être à l’aise avec cette technologie », ajoute Cécile Dorvault.
Résultat : le 12 mars, la plateforme de notation RSE accueille 1.600 visiteurs – sur 2.600 inscrits – dans son centre de conférences 2.0. Les participants sont, d’abord, invités à pénétrer dans un lobby où les avatars de ses deux dirigeants les attendent. « Ensuite, chacun pouvait faire ce qu’il voulait, comme en vrai : assister à une plénière, se rendre à l’un des quatre ateliers conduits en parallèle, et même discuter avec les sponsors qui disposaient chacun d’un stand, décrit la global field marketing director. Selon nos calculs, les visiteurs sont, en moyenne, restés connectés pendant une dizaine d’heures. »
Vers une prochaine édition hybride
Surtout, grâce à cette formule 100 % digitale, EcoVadis a vu le profil des participants évoluer. Alors qu’ils représentent traditionnellement près de 40 % des visiteurs, les professionnels français ne comptaient, cette fois, que pour 20 %. « Nous avons observé un afflux de participants venus du monde entier, de la Californie au Japon, en passant par l’Australie, ce qui nous a apporté beaucoup de nouveaux contacts qui ne se seraient pas forcément déplacés à Paris pour un événement physique », analyse Cécile Dorvault.
Un succès qui n’est pas sans conséquences pour la suite. Pour la prochaine édition de Sustain, en 2021, EcoVadis réfléchit déjà à un « mix entre physique et digital avec un événement global virtuel et des réunions en présentiel organisées par plusieurs équipes d’une même région ». Une solution qui lui permettrait de concilier le meilleur des deux mondes, de bénéficier de
la force de frappe du digital
, tout en préservant la convivialité d’un événement physique. « Car, quoi qu’on en dise, rien ne remplace une discussion les yeux dans les yeux », conclut Cécile Dorvault.
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